Распространенные ошибки в использовании онлайн-кассы и как их избежать

Распространенные ошибки в использовании онлайн-кассы и как их избежать

28.08.2019 Выкл.

Введение обязательной установки онлайн-касс – изменение привычного большинству ИП режима работы. Не каждый может сразу приспособиться к переменам, потому сейчас ошибки в работе с новым оборудованием не редкость. Рассмотрим 8 типичных ошибок в работе с кассой.

Отсутствие наименования товара

На чеке обязательно указывается наименование реализуемого товара или услуги. Но нередко продавцы пишут лишь слово «товар», цифры и пробелы. Чтобы избежать неприятностей (штрафа, ухудшения репутации), указывайте название товара или услуги на чеке. С таким подробным документом, где прописаны все купленные товары / оказанные услуги, их наименование и цена, клиент всегда знает, за что он платит. Проблем при возможном возврате не возникнет. И, что не менее важно, продавец может вести подробные отчеты и анализировать свою деятельность, рекламировать свой бизнес на основании наличия или отсутствия спроса на конкретные товары и услуги.

Согласно нынешнему законодательству, ИП не реализующие подакцизные товары, работающие на патенте, ЕСНХ, ЕНВД или УСН имеют право не указывать полное наименование в чеке вплоть до февраля 2021 года. Все остальные обязательно должны прописывать каждую услугу в чеке.

Неверное указание или отсутствие сведений о кассире

В кассовом чеке необходимо полностью писать ФИО лица, продавшего товар. Писать только должность нельзя.

Сбои в режиме поступления чеков

Если весь месяц никаких чеков не поступает, а в конце приходит сразу множество транзакций, это считается нарушением, ведь документы о проведении транзакции должны передаваться сразу. Пауза в передаче чеков возможна тогда, когда есть проблемы с сетью или при изменении ОФД.

Передавайте чеки сразу, в момент предоставления услуги или продажи товара. Так вы не запутаетесь и не получите штраф.

Несовпадение регистрационных данных кассы и данных ФНС

Если необходимо заново зарегистрировать онлайн-кассу, нередко совершается следующая ошибка: данные меняются лишь на самом аппарате.

Если вы переехали на новое место, т. е. изменили адрес установки оборудования и места совершения платежей, необходимо заменить данные на кассе (перерегистрировать ввиду изменения пользовательских реквизитов) и в личном налоговом кабинете. Адрес пишется на всех чеках, а различные данные документа о продаже, места продажи и зарегистрированного адреса влекут за собой штрафы.

Не вовремя замененный фискальный накопитель

Это устройство записывает и обеспечивает сохранность данных, а после посылает их в ФНС. Если истек срок действия устройства, то чеки не выбиваются, возможность закрыть смену отсутствует. В такой ситуации сложно закрыть накопитель с целью замены. Понадобиться прибегнуть к помощи сотрудников сервисного центра. Проще избежать подобного исхода и заранее позаботиться о замене накопителя.

Накопители могут служить 13, 15 или 36 месяцев. Новые кассы обычно сами напоминают, что устройство пора менять. Сразу реагируйте на такое уведомление. Оно появляется на отчетах за месяц до истечения срока действия.

Не отправлен чек

Покупатель имеет право попросить предоставить ему электронный документ о продаже (отправить на почту или телефон). Нередко можно получить отказ в такой просьбе со стороны кассира, однако это запрещено законом. Клиентская лояльность в таких ситуациях понижается.

Если покупатель решит пожаловаться на продавца в налоговую, это повлечет за собой штрафные санкции или проверку без предупреждения. Проще сразу позаботиться об отправлении электронного варианта чека.

Неправильно указанная сумма в чеке

Обычно такая ситуация возникает потому, что кассир невнимательно выполнил свою работу. К примеру, указал в чеке неверную сумму или выбрал неправильный способ оплаты товара / услуги.

Для исправления возникшей оплошности надо оформить в кассе возврат средств (указать неверную сумму и неправильный тип оплаты), а после провести операцию по оплате повторно, указав верные данные. Возврат необходимо оформить до закрытия смены с неправильной транзакцией.

Применение устаревших онлайн-касс

Если вы пользуетесь старым оборудованием, то лучше всего обратиться к помощи специалистов, которые помогут выбрать оборудование, использование которого не нарушит закон.

Даже если вы не знали требования текущего законодательства, ответственность за его нарушение нести все равно придется. Возможно, ваша деятельность входит в категорию, для которой установка онлайн-ККТ обязательна уже сейчас.